Privacyverklaring SWVVO RUW

Contactgegevens

Verwerkingsverantwoordelijke:
Samenwerkingsverband: Samenwerkingsverband VO Regio Utrecht West
Bestuurder: Berto de Waal
Contactgegevens: 0348-745600 Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 

Inleiding

Iedereen heeft het recht op privacy en daarom dienen persoonsgegevens goed beschermd te worden. SWVVO RUW verwerkt persoonsgegevens van u en uw kind en wij hechten grote waarde aan de bescherming hiervan. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de wet. U kunt erop rekenen dat de gegevens van u en uw kind bij ons veilig zijn. 

Het Samenwerkingsverband is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van haar wettelijke taken. Scholen zijn dit eveneens voor hun eigen verwerkingen.

In deze privacyverklaring informeren wij u, hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van u en uw kind. U kunt onder andere lezen met welk doel wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, wat de grondslag hierbij is, welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij veilig met de persoonsgegevens omgaan. Daarnaast vindt u informatie over hoe lang we de gegevens bewaren en wat uw rechten zijn.

Waarom verwerken wij gegevens van u en uw kind?

Doeleinden en rechtsgrond verwerkingen
Wij verwerken persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als samenwerkingsverband na te kunnen komen. Wij verwerken gegevens als er een rechtmatige grondslag voor is. Hieronder hebben wij per grondslag de doelen van de gegevensverwerking verder uitgewerkt. 

Wettelijke verplichting  
Het samenwerkingsverband verwerkt persoonsgegevens om de volgende wettelijke taken uit te voeren: 

• Het vaststellen van de basisondersteuning op alle scholen in de regio;
• Een passende onderwijsplek bieden aan alle leerlingen;
• Extra onderwijsondersteuning regelen;
• Kinderen die dat nodig hebben een plek bieden in het speciaal onderwijs;
• Budget verdelen voor extra begeleiding;
• Bijhouden van leerlingen die thuiszitten (aantallen en duur);
• Zorgen voor een ouder- en jeugdsteunpunt. 

Algemeen belang
SWVVO RUW maakt gebruik van het digitale systeem Onderwijs Transparant voor het indienen van aanvragen voor toelaatbaarheidsverklaringen (TLV) en het beheren van ondersteuningsvragen voor leerlingen. Het verwerken van persoonsgegevens middels dit systeem is nodig voor de vervulling van een taak van algemeen belang, waarbij het samenwerkingsverband zijn wettelijke taken uitvoert. 

Toestemming
Gegevens kunnen in specifieke gevallen worden verwerkt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming. Dit gebeurt uitsluitend wanneer daarvoor geen wettelijke verplichting of publieke taak bestaat, bijvoorbeeld wanneer er aanvullend onderzoek nodig is, er gegevens moeten worden uitgewisseld voor andere taken dan de wettelijke taken van het samenwerkingsverband of voor het versturen van een nieuwsbrief. Ook eventuele verdere verwerking van persoonsgegevens voor een ander doel dan waarvoor de gegevens verzameld zijn, zal niet plaatsvinden zonder u daar eerst over te informeren en indien nodig u daarvoor toestemming te vragen. 

U heeft op elk moment het recht om de verstrekte toestemming in te trekken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

Welke gegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens
Wij ontvangen persoonsgegevens van de school wanneer uw kind voor extra ondersteuning is aangemeld bij het samenwerkingsverband. 

Daarnaast kunnen we gegevens ontvangen van ouders/verzorgers, gemeenten en andere betrokken ketenpartners voor zover noodzakelijk voor onze wettelijke taken.

Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf voor de uitvoering van onze wettelijke taken (advies inzake extra ondersteuning, toekennen van ondersteuningsmiddelen en beoordelen van de toelaatbaarheid van een leerling).

Bijzondere persoonsgegevens  
Wij mogen gegevens over de gezondheid of de ondersteuningsbehoefte van uw kind verwerken voor het uitvoeren van onze wettelijke taken volgens de Wet op het primair onderwijs (Wpo) en de Wet op het voortgezet onderwijs (Wvo). In samenhang met de AVG. In de overige gevallen gebeurt het verwerken van bijzondere persoonsgegevens alleen met uw uitdrukkelijke toestemming. 

Met welke partijen wisselen wij gegevens uit?

Derden
In een aantal gevallen delen wij persoonsgegevens met andere zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken (derden), denk hierbij aan de onderwijsinspectie of de gemeente (t.b.v. leerplicht). 

Wij delen gegevens alleen met derden als hier een grondslag voor is. Wij delen alleen die gegevens die noodzakelijk zijn. 

Verwerkers
Wij kunnen (commerciële) partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens. Denk hierbij aan IT-dienstverlening of softwareleveranciers van applicaties. De belangrijkste verwerker voor het samenwerkingsverband is de leverancier van het digitale systeem Onderwijs Transparant. De gegevens worden dan niet op ons eigen digitale informatienetwerk opgeslagen, maar bij een andere organisatie. Dit verwerken vindt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van SWVVO RUW plaats. Met deze leveranciers sluiten we verwerkersovereenkomsten af om uw persoonsgegevens te beschermen. Hierin wordt o.a. vastgelegd welke gegevens worden verwerkt, hoe lang ze worden bewaard en hoe deze gegevens beveiligd worden.  

Wanneer wij persoonsgegevens delen, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij hier aanvullende afspraken voor zijn gemaakt of maatregelen zijn genomen die ervoor zorgen dat de privacy van u en uw kind is gewaarborgd.

Een lijst met leveranciers waar het samenwerkingsverband afspraken mee heeft gemaakt, is bij ons op te vragen.

Welke beveiligingsmaatregelen nemen wij?

Het samenwerkingsverband neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling. 

De volgende maatregelen zijn geïmplementeerd:

• Er is passend beleid voor de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – indien nodig – aangepast.
• Enkel geautoriseerde medewerkers kunnen toegang verkrijgen tot de voor hun werkzaamheden benodigde persoonsgegevens.
• Toegang tot systemen is beveiligd door middel van een passend beleid voor wachtwoorden dat aansluit bij de stand van de techniek.
• Diverse maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de 
• Wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
• Maatregelen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de onderwijsinstelling.
• Er is een protocol waarin is vastgelegd hoe wordt gehandeld in geval van beveiligingsincidenten.

Mocht er onverhoopt toch iets met uw persoonsgegevens gebeuren dat risico’s oplevert voor u of uw kind, dan informeren wij u onmiddellijk.

Welke bewaartermijnen hanteren wij?

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking. De bepaling van de bewaartermijn is afhankelijk van het doel waarmee SWVVO RUW de gegevens heeft verzameld en van eventuele wettelijke verplichtingen om gegevens een bepaalde termijn te bewaren. 

De meeste gegevens die door het samenwerkingsverband worden verwerkt, worden bewaard tot 3 jaar na afloop van de beoordeling van toelaatbaarheid van de leerling tot het (voortgezet) speciaal onderwijs, de advisering over de ondersteuningsbehoefte van de leerling en de toewijzing van ondersteuningsmiddelen of ondersteuningsvoorzieningen aan de school. Andere termijnen gelden voor gegevens met betrekking tot bezwaar-, klachten- of gerechtelijke procedures (5 jaar) of gegevens die betrekking hebben op de bekostiging (7 jaar). 

Wat zijn uw rechten?

Ouder(s/verzorger(s) van leerlingen jonger dan 16 jaar en leerlingen vanaf 16 jaar hebben een aantal rechten als het gaat om de persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. U kunt op elk moment gebruik maken van onderstaande rechten.

Recht van inzage, correctie, gegevenswissing en beperking van verwerking
Als betrokkene kunt u altijd een verzoek indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. 

Het recht op inzage en andere rechten kan worden beperkt indien dit noodzakelijk is ter bescherming van de rechten en vrijheden van anderen.

U heeft het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens mee delen en/of uitwisselen worden aangepast.

Als u ons verzoekt om gegevensverwerking van uw kind te beperken of gegevens te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij of wij eventueel een wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren. 

Recht van overdraagbaarheid
Tevens heeft u het recht om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van de school hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen. Het recht op overdraagbaarheid is van toepassing op digitale gegevens en voor zover de verwerking gebaseerd is op toestemming of overeenkomst.

Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens in specifieke situaties. Dit geldt niet voor algemene of principiële bezwaren. In de meeste gevallen zal er een belangenafweging gemaakt moeten worden. 

Recht op verzet tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering
Soms worden persoonsgegevens geautomatiseerd verwerkt en worden op basis daarvan besluiten genomen. U mag dat als ouder in het belang van uw kind weigeren. Wij zullen geen besluiten nemen over uw kind die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens. Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen. 

Recht om een klacht in te dienen bij AP
Als u vragen heeft over hoe wij omgaan met de gegevens van u en uw kind kunt u contact opnemen met mevrouw. W. Waardenburg, privacy officer van SWVVO RUW via ons algemene telefoonnummer. U kunt ook altijd contact met ons opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. 

U kunt ook de Functionaris Gegevensbescherming (FG) benaderen voor vragen en/of klachten betreffende persoonsgegevens. De functionaris kan door u in vertrouwen worden benaderd. De gegevens zullen zonder uw toestemming niet worden gedeeld met het samenwerkingsverband. Zie de contactgegevens. 

Mocht u er samen met ons er onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Hoe u gebruik kunt maken van uw rechten
Als u gebruik wilt maken van de hierboven beschreven rechten, geldt de volgende procedure:

• U kunt uw verzoek digitaal of schriftelijk indienen bij mevrouw W. Waardenburg, privacy officer van het samenwerkingsverband.
• Alleen de wettelijke vertegenwoordigers van een leerling zijn bevoegd om een verzoek in te dienen. De identiteit van de verzoeker moet duidelijk zijn. De privacy officer kan daarom vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van uw identiteit.
• SWVVO RUW geeft binnen één maand na het indienen van het verzoek een antwoord op uw verzoek. SWVVO RUW kan u met opgaaf van reden laten weten dat er meer tijd nodig is en deze termijn verlengen met maximaal twee maanden. 

Versie privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.

Bijlage 1: Overzicht verwerkte persoonsgegevens